UNE-EN 16636: cómo llevar las no conformidades y la auditoría interna
El ciclo de una no conformidad, cómo preparar la auditoría interna y qué indicadores seguir en una empresa de control de plagas certificada.
La norma UNE-EN 16636 fija los requisitos de los servicios profesionales de gestión de plagas: cómo se evalúa cada caso, cómo se planifica y documenta el servicio y qué competencias debe tener el personal. Es la base del sello CEPA Certified y cada vez más clientes de alimentación, hostelería e industria lo piden en sus homologaciones.
Dos de las piezas que más trabajo dan al preparar la auditoría son las no conformidades y la auditoría interna. Así se pueden llevar sin carpetas ni hojas de cálculo.
Qué es una no conformidad y de dónde sale
Es cualquier incumplimiento de lo que tu sistema dice que haces. Las fuentes habituales en una empresa de plagas son:
- Un certificado incompleto: falta el lote, el plazo de seguridad o una firma.
- Una queja del cliente: la visita no se hizo en plazo o la plaga sigue.
- Un punto no conforme en la auditoría interna o en la externa.
- Un proveedor que entrega un producto sin su ficha de seguridad.
El ciclo completo
- Registrar la no conformidad donde se detecta, enlazada al cliente, al documento o al técnico.
- Corregir lo inmediato: completar el certificado, repetir la visita.
- Analizar la causa: por qué pasó, no solo qué pasó.
- Acción correctiva con responsable y fecha, para que no se repita.
- Verificar la eficacia pasado un tiempo y cerrar.
El auditor externo suele mirar sobre todo los pasos 3 a 5: que la causa esté analizada y que la acción haya funcionado.
La auditoría interna
Una vez al año, como mínimo, alguien de la empresa revisa el sistema con una lista de comprobación por áreas: evaluación inicial, planificación del servicio, uso de biocidas, documentación entregada al cliente, formación del personal, equipos y vehículos. Cada punto se marca como conforme, no conforme, observación o no aplica, con su evidencia. Los no conformes abren su no conformidad y entran en el ciclo anterior.
Indicadores que conviene seguir
- No conformidades abiertas y vencidas.
- Origen más frecuente: si casi todas salen de certificados incompletos, el problema está en el móvil del técnico.
- Tiempo medio de cierre.
- Servicios planificados frente a realizados.
Cómo se hace en Gestión Plagas
El módulo de calidad lleva las no conformidades con su ciclo completo y avisa de las acciones vencidas. Las auditorías internas se planifican y se rellenan en la propia aplicación, y generan su informe en PDF. Desde la revisión de certificados o desde una incidencia del cliente, una no conformidad se abre en un clic, y el cuadro de mando enseña lo que sigue abierto.
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