Domiciliaciones: las facturas pendientes de remesar ya no se reclaman al cliente

Muchas empresas de control de plagas cobran sus contratos por domiciliación bancaria: cada cuota genera su factura y, cuando toca, se pasa el recibo al banco en una remesa SEPA. El problema aparece cuando la factura vence antes de pasar la remesa: para un programa de facturación cualquiera es una factura impagada, y el recordatorio de cobro le llega a un cliente que no ha hecho nada mal.

Qué cambia

Una factura domiciliada, con importe pendiente y sin ningún recibo en una remesa, ya no se considera un impago: falta pasarle el cargo. Por eso:

• no entra en los recordatorios de cobro automáticos;
• no se incluye en los recordatorios en bloque, que la saltan con el motivo «pendiente de remesar»;
• aparece en el seguimiento de facturas y en el asistente de contratos y cobros como pendiente de remesar, para que no se olvide.

Domiciliada quiere decir que su forma de pago (o, si no tiene, la del cliente) es de domiciliación. No hay que configurar nada más.

Y si el banco devuelve el recibo

Una devolución sí es un impago. Cuando la registras, el programa puede avisar al cliente con el importe pendiente y cómo pagarlo: el email lleva la factura y, si cobras por enlace, el enlace de pago; y un WhatsApp si el ciclo de cobro lo usa. Desde ese momento la factura sigue su camino normal de cobro.

Un ejemplo

Un cliente con contrato trimestral domiciliado: la cuota se factura el día 1 con vencimiento el día 5, pero la remesa se pasa el día 10. Entre el 5 y el 10 la factura no es un impago: aparece como pendiente de remesar y el cliente no recibe ningún recordatorio. El día 10 entra en la remesa y el banco carga el recibo. Si semanas después el banco lo devuelve, entonces sí: el cliente recibe el aviso con el importe y la forma de pagarlo.

Por qué importa

El cliente domiciliado es el mejor cliente: ha confiado en ti para que le cobres solo. Reclamarle un recibo que aún no le has pasado es la forma más rápida de perder esa confianza. Con este cambio, cada mensaje de cobro llega a quien de verdad tiene algo pendiente.

Cómo pasar la remesa

Nada cambia aquí: eliges el banco, la fecha de cargo y las facturas domiciliadas y descargas el fichero SEPA (cuaderno 19) para subirlo a tu banca. Con la remesa hecha, la factura deja de estar pendiente de remesar. Más en facturación y en bancos y conciliación.

Foto de portada: stevepb, dominio público (CC0), vía Wikimedia Commons.